Dokumentasi Sistem Informasi Manajemen Lembur ( SIMALEM )

Setting Aplikasi, Metode Penginputan, Verifikasi per User,

dan Halaman Laporan

Beranda

Aplikasi SIMALEM dapat diakses disini.

A. Setting awal aplikasi

1. Pertama login terlebih dahulu ke aplikasi, klik disini untuk masuk ke halaman login.

2. Silahkan masukkan username dan password aplikasi.

Tampilan login

2. Setting Api Key.

Pada dashboard klik Simpeg Option > Masukkan Api Key.

Perintah untuk setting / memasukkan Api Key
ke aplikasi

3. Update struktur yang ditambahkan pada database aplikasi.

Pada dashboard klik Simpeg Option > Klik Monitoring SQL migrate WP-Simpeg.

Perintah untuk masuk ke halaman
Monitoring SQL migrate WP-Simpeg

Klik Run untuk mengupdate server aplikasi.

Perintah untuk mengupdate server aplikasi

4. Generate user / mendaftarkan user ke aplikasi.

Klik Generate User untuk menambahkan / mendaftarkan user ke aplikasi.

Perintah menambahkan / mendaftarkan

user ke aplikasi

B. Metode Input pada Aplikasi

Input Pegawai

1. Input Data Pegawai secara manual;

Masuk menu Data Pegawai > Klik Management Pegawai.

Perintah masuk ke halaman input pegawai

Klik Tambah Data.

Perintah untuk menambah data

Isi form Data Pegawai, apabila sudah klik simpan.

Mengisi form yang sudah disediakan

Pada form Data Pegawai memiliki beberapa informasi data yang perlu diisi, diantaranya:

Id SKPD
NIK
NIP
Nama
Tanggal Lahir
Tempat Lahir
Status
Golongan Ruang
TMT Pangkat ( Urutan waktu ( Tahun-Bulan-Tanggal ) )
Eselon
Jabatan
Tipe Pegawai
TMT Jabatan ( Urutan waktu ( Tahun-Bulan-Tanggal ) )
Agama
Alamat
No Handphone
Satuan Kerja
Unit Kerja Induk
TMT Pensiun ( Urutan waktu ( Tahun-Bulan-Tanggal ) )
Pendidikan
Kode Pendidikan
Nama Sekolah
Nama Pendidikan
Lulus
Kartu Pekerja
Karis / Karsu
Nilai Prestasi
Email

Fungsi icon pada kolom aksi

Tampilan icon pada tabel aksi

Catatan:

Untuk icon berwarna kuning / edit berfungsi untuk mengedit data apabila ada kesalahan atau yang kurang pada saat isi data.
Untuk icon berwarna merah / hapus berfungsi untuk menghapus data.

2. Import Data Pegawai melalui Excel

Masuk menu Data Pegawai > Klik Choose File ( Pastikan nama sheet bernama "data" ) > Apabila data sudah muncul di kolom silahkan klik Import WP.

Perintah import data pegawai
melalui excel

Input Data Standar Biaya Umum

1. Input Standar Biaya Umum secara manual;

Masuk menu Import SBU Lembur > Klik Management SBU Lembur.

Perintah masuk ke halaman input SBU

( Standar Biaya Umum )

Klik Tambah Data.

Perintah untuk menambah data

Isi form Standar Biaya Umum, apabila sudah klik simpan.

Mengisi form yang sudah disediakan

Pada form Data Standar Biaya Umum memiliki beberapa informasi data yang perlu diisi, diantaranya:

Kode Standar Harga
No Aturan
Nama
Uraian
Satuan
Harga
Id Golongan
Jenis Hari
PPH ( Pajak Penghasilan Pasal ) 21

Fungsi icon pada kolom aksi

Tampilan icon pada tabel aksi

Catatan:

Untuk icon berwarna kuning / edit berfungsi untuk mengedit data apabila ada kesalahan atau yang kurang pada saat isi data.
Untuk icon berwarna merah / hapus berfungsi untuk menghapus data.

2. Import Data Standar Biaya Umum melalui Excel

Masuk menu Data Standar Biaya Umum > Klik Choose File ( Pastikan nama sheet bernama "data" ) > Apabila data sudah muncul di kolom silahkan klik Import WP.

Perintah import data SBU

melalui excel

C. Tugas Setiap User

1. User PPTK ( Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan )

Tugas PPTK adalah mengajukan usulan surat perintah tugas ( SPT ) lembur dengan rincian sebagai berikut :

Jumlah orang
nama orang
Jumlah hari ( hari kerja / hari libur )
Jumlah jam durasi lembur harian
Mata anggaran pada DPA yg di gunakan
Keterangan peruntukan lembur

Setelah mendapat persetujuan surat perintah tugas ( SPT ) dari kepala dinas, selanjutnya melakukan :

Mengupload surat pertanggungjawaban ( SPJ ) daftar hadir
Upload foto lembur tiap hari / tanggal

2. User Kasubag ( Kepala Sub Bagian ) Keuangan

Tugas Kasubag Keuangan ialah sebagai berikut :

Entri pagu lembur tiap sub kegiatan/kegiatan rek dpa dan update jika terjadi PAK.
Memberi rekom ke user kepala dinas terkait sisa pagu anggaran (hitung otomatis sistem)
Pengecekan personil lembur dengan kehadiran dan perjalanan dinas
Pengecekan pajak bila ada golongan jabatan berubah
Pengecekan dan tagih SPJ (UPLOAD)

3. User Sekdin ( PPK ( Pejabat Penatausahaan Keuangan ))

Tugas Sekdin ( PPK ) ialah sebagai berikut :

dari hasil. User kasubang keu sekdin memberi rekom terkait jumlah orang jam dan hari tingkat kepentingan lembur berupa keteranagan (notifikasi) ke user kepala dinas dan draf koreksi pada sistem sehingga user kadin saat mengecek tinggal setuju dng rekom sekdin atao mau merubah manual
Merefisi usulan pada sistem koreksi jumlah orang hari jam dan makan

4. User Kepala Dinas

Tugas Kepala Dinas ialah sebagai berikut :

Menyetujui SPT dari rekom sekdin atau merubah manual Output SPT dan daftar hadir sesuai tanggal hari dan jumlah personil yang disetujui .

D. Penjelasan Alur SIMALEM ( Sistem Informasi Manajemen Lembur )

Proses / Alur input dan verifikasi SPT ( Surat Perintah Tugas ), sebagai berikut:

User PPTK menambah usulan. Apabila sudah menambah usulan, user PPTK melakukan submit pengajuan usulan tersebut yang nantinya akan diverifikasi oleh kasubag keuangan.
User Kasubag keuangan memverifikasi ( menyetujui / menolak usulan yang telah diajukan, dengan catatan kolom status bertuliskan "menunggu verifikasi kasubag keuangan" )
User PPK memverifikasi ( user PPK dapat memverifikasi apabila user Kasubag Keuangan sudah menyetujui usulan sebelumnya, dengan catatan kolom status bertuliskan "menunggu verifikasi ppk". User PPK dapat mengedit data usulan SPT yang sudah disetujui Kasubag Keuangan, tetapi tidak bisa merubah waktu dan total yang sudah ditetapkan sebelumnya ).
User Kepala memverifikasi ( user Kepala dapat memverifikasi apabila user PPK sudah menyetujui usulan sebelumnya dengan catatan kolom status bertuliskan "menunggu verifikasi kepala". User Kepala juga dapat mengedit data usulan SPT yang sudah disetujui Kasubag Keuangan atau yang telah diedit / diverifikasi oleh user PPK, tetapi tidak bisa merubah waktu dan total yang sudah ditetapkan sebelumnya, ).
Verifikasi dikerjakan secara berurutan dari nomor 2 - 4, apabila tidak nantinya akan terjadi error seperti gambar dibawah.

Tampilan SPT yang diverifikasi dengan user

yang berbeda

Proses / alur input SPJ dan verifikasi SPJ ( Surat Pertanggungjawaban ), sebagai berikut:

User PPTK menambahusulan SPJ ( input SPJ hanya bisa diinput apabila data SPT sudah disetujui oleh Kepala Dinas, dengan catatan kolom status bertuliskan "menunggu submit SPJ" ).
User Kasubag keuangan memverifikasi ( menyetujui / menolak usulan yang telah diajukan )

E. Metode Input Data SPT User PPTK ( Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan )

Halaman Login

Masukkan NIP / username dan password yang telah ditambahkan pada aplikasi.

Tampilan halaman login

1. Input SPT ( Surat Perintah Tugas ) Lembur

Dashboard Halaman User Kasubag Keuangan

Ini adalah tampilan dari halaman login untuk masuk ke halaman SPT. Jangan lupa untuk klik SPT Lembur untuk melihat data lengkapnya.

Tampilan Dashboard

Tambah Data SPT

Klik tambah data untuk masuk ke penginputan SPT.

Perintah untuk menambah data

Isi form data SPT

Mengisi form yang sudah disediakan

Pada form Data SPT memiliki beberapa informasi data yang perlu diisi, diantaranya:

Input Nomor SPT
Pilih Tahun Anggaran
Pilih SKPD
Input Dasar Lembur
Input Peruntukan Lembur
Atur Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai
Isi Data Pegawai dan Waktu, apabila sudah diisi semua silahkan klik simpan.

Tampilan Tabel apabila sudah menambahkan data SPT serta beberapa informasi lainnya

1. Tampilan tabel setelah menambahkan data dengan status Menunggu Submit. Pada tabel aksi ada beberapa icon dimana icon tersebut berwarna biru, kuning, merah, hitam dan hijau.

Tampilan icon pada tabel aksi

Fungsi Icon:

Untuk icon berwarna biru / detail berfungsi untuk melihat data yang sudah diinput.
Untuk icon berwarna kuning / edit berfungsi untuk mengedit data sekaligus memverifikasi pencairan.
Untuk icon berwarna merah / hapus berfungsi untuk menghapus data.
Untuk icon berwarna hitam / submit berfungsi untuk melakukan pengajuan usulan SPT.
Untuk icon berwarna hijau / print berfungsi untuk mencetak data SPT yang sudah diinput.

2. Tampilan form pada tombol detail.

Tampilan seluruh form data

yang sudah diinput

3. Tampilan form pada tombol edit.

Tampilan form edit

Catatan :

Tombol edit berfungsi apabila ingin memperbaiki kesalahan penginputan sebelumunya.

4. Tombol submit berfungsi untuk mengajukan usulan SPT yang sudah dibuat.

Perintah mengajukan usulan dengan

klik tombol submit

Mencetak / Print data SPT

Klik tombol print yang berada di tabel aksi.

Perintah apabila data ingin dicetak

Data SPT apabila ditolak

Apabila usulan SPT ditolak / tidak diverifikasi, user PPTK dapat memperbaiki ulang penginputan atau bisa mengajukan usulan SPT kembali.

Tampilan apabila SPT ditolak / tidak diverifikasi

F. Verifikasi data SPT oleh setiap user

1. Verifikasi oleh User Kasubag ( Kepala Sub Bagian ) Keuangan

Halaman Login

Masukkan NIP / username dan password yang telah ditambahkan pada aplikasi .

Tampilan halaman login

Dashboard Halaman User Kasubag Keuangan

Ini adalah tampilan dari halaman login untuk masuk ke halaman SPT. Jangan lupa untuk klik SPT Lembur untuk melihat data lengkapnya.

Tampilan Dashboard

Menu SPT Lembur

Tampilan halaman data SPT Lembur

Berikut adalah tampilan dari fitur halaman data SPT Lembur. Berikut informasi tabel yang ada di halaman SPT Lembur user Kasubag Keuangan:

Nomor SPT
SKPD
Jumlah Pegawai
Jumlah Jam
Uang Makan
Uang Lembur
Total Pajak
Keterangan Lembur
Keterangan Verifikasi
Status

Disediakan beberapa icon pada tabel aksi untuk melihat rincian, memverifikasi, dan print data SPT.

Verifikasi data SPT

Klik centang untuk memverifikasi usulan spt ( user Kasubag Keuangan hanya bisa memverifikasi apabila kolom status bertuliskan "Menunggu verifikasi kasubag keuangan" ).

Perintah dan halaman verifikasi SPT

Ini adalah tampilan apabila ingin verifikasi usulan, terdapat icon centang pada tabel aksi yang berfungsi untuk memverifikasi usulan dan nantinya akan diarahkan pada popup / halaman verifikasi. Berikut adalah penjelasan dari beberapa fiturnya :

Apabila data SPT disetujui silahkan klik chekbox pada bagian disetujui dan apabila tidak disetujui / ditolak chekbox tidak perlu diklik, dan sertakan keterangan.

Jangan lupa untuk menyimpan setelah anda memilih datanya agar tidak ke reset kembali.

Mencetak / Print data SPT

Klik tombol print yang berada di tabel aksi.

Perintah apabila data ingin dicetak

2. Verifikasi oleh User PPK ( Pejabat Penatausahaan Keuangan )

Halaman Login

Masukkan NIP / username dan password yang telah ditambahkan pada aplikasi.

Tampilan halaman login

Dashboard Halaman User PPK

Ini adalah tampilan dari halaman login untuk masuk ke halaman SPT. Jangan lupa untuk klik SPT Lembur untuk melihat data lengkapnya.

Tampilan Dashboard

Menu SPT Lembur

Tampilan halaman data SPT Lembur

Berikut adalah tampilan dari fitur halaman data SPT Lembur. Berikut informasi tabel yang ada di halaman SPT Lembur user PPK:

Nomor SPT
SKPD
Jumlah Pegawai
Jumlah Jam
Uang Makan
Uang Lembur
Total Pajak
Keterangan Lembur
Keterangan Verifikasi
Status

Disediakan beberapa icon pada tabel aksi untuk melihat rincian, memverifikasi, dan print data SPT.

Verifikasi data SPT

Klik centang untuk memverifikasi data spt.

Verifikasi SPT

Halaman Verifikasi

Tampilan halaman verifikasi PPK ( user PPK dapat mengedit usulan, tetapi tidah bisa mengubah waktu dan total yang sudah ditetapkan sebelumnya ) .

3. Verifikasi oleh User Kepala Dinas

Halaman Login

Masukkan NIP / username dan password yang telah ditambahkan pada aplikasi.

Tampilan halaman login

Dashboard Halaman User Kepala

Ini adalah tampilan dari halaman login untuk masuk ke halaman SPT. Jangan lupa untuk klik SPT Lembur untuk melihat data lengkapnya.

Tampilan Dashboard

Menu SPT Lembur

Tampilan halaman data SPT Lembur

Berikut adalah tampilan dari fitur halaman data SPT Lembur. Berikut informasi tabel yang ada di halaman SPT Lembur user Kepala:

Nomor SPT
SKPD
Jumlah Pegawai
Jumlah Jam
Uang Makan
Uang Lembur
Total Pajak
Keterangan Lembur
Keterangan Verifikasi
Status

Disediakan beberapa icon pada tabel aksi untuk melihat rincian, memverifikasi, dan print data SPT.

Verifikasi data SPT

Klik centang untuk memverifikasi data spt.

Verifikasi SPT

Halaman Verifikasi

Tampilan halaman verifikasi PPK ( user PPK dapat mengedit usulan, tetapi tidah bisa mengubah waktu dan total yang sudah ditetapkan sebelumnya ) .

G. Metode Input Data SPJ oleh user PPTK ( Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan )

Dashboard Halaman User PPK

Halaman setelah login untuk masuk ke halaman SPJ

Ini adalah tampilan dari halaman login untuk masuk ke halaman SPJ. Jangan lupa untuk klik SPJ Lembur untuk melihat data lengkapnya. Input SPJ hanya bisa diakses apabila data SPT sudah diverifikasi oleh Kepala Dinas ( dengan status "menunggu submit SPJ" ).

Tambah SPJ

Klik tombol icon berwarna kuning / edit pada kolom aksi untuk menambah data SPJ .

Perintah untuk menambah data

Masukkan beberapa lampiran file daftar hadir dan foto lembur pada form.

Mengisi lampiran yang sudah disediakan

Pada form SPJ ada beberapa data yang perlu diisi, diantaranya:

Upload File Daftar Hadir ( bisa berupa foto ataupun file. Maksimal ukuran file atau foto yang bisa di upload adalah 1mb ).
Upload Foto Lembur ( bisa berupa foto ataupun file. Maksimal ukuran file atau foto yang bisa di upload adalah 1mb ).
Klik simpan jika data sudah diisi